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项目名称
博时基金秘书专业化及行政服务平台建设项目

客户单位:博时基金管理有限公司

实施方式:驻场式咨询 辅导陪跑 

所属行业:金融服务 专业咨询服务 

项目背景

博时为什么建立秘书任职资格?

通过秘书的专业化和高效率,提升以部门为单位的公司整体行政秘书事务处理效率

通过打造强健的秘书平台,强化公司执行力落地

通过体系引导秘书价值取向、建立秘书上升职业通道,提升秘书群体的可持续贡献能力

作为公司向精细化管理的突破口和试点

卓越的秘书体系对强化博时的企业形象、品牌可起到“一叶知秋”、“见微知著”的作用

 

博时为什么优化行政管理?

事杂人少,需要体系化、模块化,以提高调度、协调和运作效率

固化行政后勤工作多年的好经验,减少对“人”的依赖

行政后勤的服务水平不断提升,仅仅靠人的努力不够,需要管理体系本身的提升,比如强化对外包供应商的管理,明确服务标准,提升专业化手段

通过需求分析与服务流程优化,重点提升行政后勤工作对公司主线业务的贡献度

通过优化,加强行政后勤管理与运作的精细化、模板化

案例内容

项目目标

把博时内部秘书建设为真正的职业化职位,进一步发挥秘书在公司组织和业务中的作用

为秘书建立一个明晰的职业发展通道和自我发展机制,让秘书安心工作、关注绩效、不断提升

通过秘书职位专业化建设,形成博时职业化建设和任职资格体系建设的示范点和标杆

建立完善的提升秘书技能和绩效的工作手册,通过项目实施和成果推行,培养一批高端秘书和提升整体秘书的能力

清晰博时行政服务的业务策略,明确外包管理的标准等等

全面梳理博时行政服务资源、流程、相关制度等等,完成行政服务的体系化、标准化、流程化、模版化

全面提升行政服务平台的资源利用率、服务效率

建立一套行政服务的满意度管理体制,并主动管理满意度不断提升。

  项目任务

u秘书管理

基于公司需求和业界标竿经验,建立正式的博时秘书管理策略

通过职位分析和业界标竿比较,进行秘书职位分析与评估,在此基础上建立薪酬与激励体系

通过BEI访谈、业界标竿比较建立博时秘书的素质能力模型,设计博时秘书职位职业发展通道

基于秘书素质和秘书职位职业发展通道,建立博时秘书任职资格体系和培训课程体系,设计培养培训模式

建立秘书管理相关流程,如日常管理、绩效管理、与财务、资产、IT、信息安全等管理的接口流程

建立秘书的业务流程,引入标杆的和总结自身的经验,固化到具体的模版和流程中

建立博时秘书工作的技能和技术相关的手册,编制包含工作要求、规范、流程、模版在内的秘书工作手册

u行政服务平台

建立行政服务业务策略

基础管理:办公环境建设、5S、档案管理、公文流转、印章管理等等

流程与制度:会议管理、车辆管理、IT服务、前台管理、满意度管理

资源建设:供应商管理、外部服务资源管理

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